Использование кассовых аппаратов индивидуальными предпринимателями

Со вступлением в действие поправок к закону № 54-ФЗ изменились правила использования кассовых аппаратов для всех организационно-правовых форм бизнеса и, в частности, для индивидуальных предпринимателей. Согласно закону № 290-ФЗ от 03.07.2016, которым внесены эти весьма существенные поправки, продолжается поэтапное внедрение кассовых аппаратов нового типа, предусматривающих передачу информации о расчётах с покупателями через интернет.

Рамки применения кассовых аппаратов для бизнеса

До нового закона большое количество ИП, действующих на основании таких систем налогообложения, как УСН или ЕНВД, могли не использовать кассовые аппараты. Законом № 290-ФЗ область обязательного применения ККА для бизнеса существенно расширилась.

Настоящий период, длящийся до 1 июля 2018 года, является переходным этапом. По окончании его основной части ИП будет обязана работать с клиентами через кассовые аппараты. Их отсутствие повлечёт за собой предусмотренное Кодексом об административных правонарушениях наказание.

Требования, изложенные в откорректированных положениях закона, также коснулись применения бланков строгой отчётности, использование которых особенно широко практиковалось ИП в области услуг. Законом изменилось определение БСО.

Сегодня бланком строгой отчётности называется первичный учётный документ, приравненный к кассовому чеку, сформированный в электронной форме и (или) отпечатанный с применением автоматизированной системы для бланков строгой отчётности. Указанная система признаётся контрольно-кассовой техникой.

Бумажные бланки строгой отчётности скоро могут уйти в прошлое: их заменят электронными аналогами

Категории ИП, которые могут не применять кассовые аппараты

Раньше, до введения поправок к закону № 54-ФЗ, область использования ККТ для ИП в основном зависела от вида налогообложения. На современном этапе осталось довольно мало сфер деятельности, где применение кассовых аппаратов не является обязательным условием.

Правом не проводить расчёты через кассовые аппараты обладают ИП, занимающиеся:

• ремонтом обуви,
• изготовлением и ремонтом ключей и других мелких металлических предметов,
• ухаживанием за инвалидами, больными, людьми пожилого возраста и детьми,
• созданием и розничной продажей изделий народных художественных промыслов,
• сдачей в аренду жилых помещений, собственником которых является сам бизнесмен.

Кроме этих категорий предпринимателей в откорректированном законе сохранилось положение, по которому ИП, работающие в отдалённых районах, где связь затруднительна или отсутствует, обладают правом не пользоваться в своей деятельности кассовой техникой.

Для торговли в некоторых отдалённых районах, где соединение с интернетом отсутствует, разрешается не применять кассовый аппарат

В регионах, поимённо перечисленных в специальном списке, ИП обладают правом пользоваться бумажными чеками и не обращаться за помощью к каким-либо операторам-посредникам.

Особенности применения кассовых аппаратов для ИП, работающих на различных налоговых системах

До недавнего времени использование кассового оборудования для бизнесменов на упрощённой системе, ЕНВД и патенте было необязательным. Кассовые аппараты были необходимы только ИП, осуществляющим деятельность на общей системе налогообложения.

С введением кассовой реформы все предприниматели, вне зависимости от налоговой системы, в рамках которой они действуют, должны постепенно переходить на расчёты через ККТ. От вида налогообложения теперь зависит только время начала обязательного использования ККТ. Например, ИП, работающие на УСН, завершили свой переход 1 февраля 2017 года

Бизнесмены, действующие на основании единого налога на вменённый доход или на патенте, обязаны перейти на расчёты по кассовым аппаратам до 1 июля 2018 года (закон № 290-ФЗ, ст. 7, п.7).

Использование онлайн кассы в ближайшее время станет обязательным для всех предпринимателей

Работа с онлайн-кассами

Откорректированный закон, касающийся кассовых расчётов, регламентирует передачу сведений о проведённых платежах с применением онлайн-касс. С 1 февраля 2017 года постановка на учёт или перерегистрация кассовых аппаратов для ИП независимо от вида налогообложения разрешается исключительно для онлайн-касс. Причём устаревшие аппараты, которые невозможно переоборудовать для обеспечения трансляции информации по интернету, должны быть заменены, как функционирующие незаконным образом. Если предпринимателям, применяющим старые кассовые аппараты, неподключённые к интернету, не нужно проходить перерегистрацию своих аппаратов, то период работы на такой кассовой технике для ИП на ЕНВД и ПНС заканчивается до 01.07.2018.

После 1 июля 2018 года запрещается применять кассовое оборудование без онлайн-касс для всех индивидуальных предпринимателей независимо от формы налогообложения. Исключение, как было указано выше, составляют только отдельные категории ИП.

Применение онлайн-касс позволяет практически мгновенно транслировать сведения о проведённых кассовых расчётах. ККТ с онлайн-кассой при выполнении операции создаёт чек сразу на бумаге и в электронном варианте. Отныне восстановление потерянного документа не составляет никакого труда, так как можно воспользоваться для этого его электронной копией.

Применение онлайн-касс не только упростит работу кассиров, но и позволит специалистам ИФНС моментально получать сведения о проведённых операциях

Постановка на учёт кассового аппарата

Необходимость начала функционирования ККТ на принципиально новой основе привела к изменению порядка постановки на учёт кассового оборудования.

Сейчас для постановки на учёт ККТ необходимо решить следующие задачи:

1. Зарегистрировать онлайн-кассу на сайте налоговой службы.
2. Подписать договор с одним из операторов фискальных данных (ОФД).
3. Приобрести модель кассового аппарата, сертифицированную для работы в новых условиях, или модифицировать свой действующий кассовый аппарат.
4. Поставить современное программное обеспечение или модернизировать существующее старое.

Постановка на учёт онлайн-кассы

Процесс регистрации онлайн-кассы выполняется в такой последовательности:

1. Скачивание программы.
2. Приобретение ключа электронной подписи и авторизация в личном кабинете.
3. Составление заявления на регистрацию онлайн-кассы.

Стоимость предоставления цифровой подписи колеблется от 2 до 3 тыс. руб. в год. Оформление цифровой подписи могут осуществлять немногочисленные удостоверяющие центры.

Заявление включает такие сведения:

• адрес, где будет работать кассовый аппарат,
• название торговой или иной точки установки ККТ,
• заводской номер кассового оборудования,
• точное название модели аппарата,
• заводской номер фискального накопителя,
• точное указание названия фискального накопителя.

Перед подачей заявления ИП уже должен иметь у себя кассовый аппарат, на котором ему предстоит в дальнейшем работать.

А также в заявлении указывается способ применения кассового аппарата согласно выпадающему списку:

• в автономном режиме,
• в автоматическом устройстве для расчётов,
• обычной работе через интернет.

Заявление скрепляется электронной подписью и передаётся в налоговый орган. На основании этого заявления ИП предоставляется сообщение о регистрационном номере.

После его получения предприниматель составляет отчёт о регистрации, оформляемый в бумажном или электронном виде.

Потом отчёт направляется в налоговую инспекцию. Передача отчёта в электронном виде выполняется на сайте ИФНС в личном кабинете или через службу ОФД.

Отчёт предаётся в инспекцию не позднее, чем на следующий день после получения регистрационного номера.

Ответы на большинство вопросов, связанных с установкой и использованием ККТ нового образца, можно получить на сайте ФНС РФ

Оформление договора с оператором фискальных данных

Для ИП непременным условием регистрации отныне является заключение договора с одним из операторов фискальных данных. Они призваны служить своеобразными связующими звеньями между владельцем ККТ и налоговым органом, занимаясь сбором, хранением и передачей информации по расчётным операциям. Для регистрации договора необходимо выйти на сайт одного из ОФД и зарегистрировать там кассовый аппарат. При этом местонахождение оператора не имеет значения. Главное, чтобы он был включён в список аккредитованных ФНС партнёров.

Покупка подходящей ККМ

Модели ККТ, выполняющие функции кассы-онлайн, оборудуются устройствами для сохранения и передачи информации о проведённых продажах своему ОФД. Для осуществления этих операций они посредством Ethernet-порт, с GPRS или WiFi-модемом подсоединяются к интернету. Имеются такие модели ККМ, которые можно подсоединить к интернету через персональные компьютеры по USB-порту.

Во избежание риска приобретения не подходящего аппарата лучше всего посмотреть список рекомендованных моделей ККТ, размещённый на сайте ФНС.

Проверка данных и выдача карточки регистрации

Старый порядок проверки ККТ требовал личного присутствия налогового инспектора. Новые правила позволяют произвести проверку данных, указанных в заявлении, в режиме онлайн. Если все полученные данные соответствуют предоставленной информации, то налоговая инспекция формирует карточку регистрации ККТ.

Обычно эта карточка оформляется через 5 дней после подачи заявления на регистрацию. В бумажном исполнении карточка выдаётся предпринимателю непосредственно в налоговой инспекции. В электронном виде карточка появляется в личном кабинете ИП на сайте ФНС и в личном кабинете на сайте ОФД.

Только после получения этой карточки предпринимателю разрешается проводить расчёты с клиентами и другие кассовые операции.

Так выглядит карточка регистрации ККТ на сайте ФНС РФ

Стоимость покупки и обслуживания ККО

Согласно новому законодательству, обслуживание кассовых аппаратов теперь проводится самими производителями кассовой техники, а не центрами технического обслуживания, как раньше. Производители ККТ, в свою очередь, обычно прибегают к услугам сервисных центров по обслуживанию кассовых аппаратов. В отличие от центров технического обслуживания, этим сервисным центрам не надо получать разрешение на работу от налоговой инспекции. Таким образом, никто сейчас не может заставить ИП заключать договор именно с этим сервисным центром. Поэтому владелец ККТ теперь может выбирать между разными сервисными центрами. А также ему позволено договориться с сервисным центром о беспрерывном обслуживании, периодическом контроле или ремонте только в случае поломки. Предприниматель, имеющий несколько кассовых аппаратов, может зачислить специалиста в штат или воспользоваться его услугами в качестве фрилансера.

Стоимость кассовых аппаратов нового типа

Цены на ККМ нового поколения, способные транслировать фискальные данные по интернету, ненамного больше, чем цены на старую ККТ. Стоимость кассовой техники зависит от объёма функциональных возможностей кассового оборудования. Основными требованиями к онлайн-кассам являются существование фискального накопителя и возможность работать через интернет.

Одними из наиболее популярных кассовых апаратов с онлайн-кассой явяляются модели компании «Атол»

Цены на такие модели большей частью колеблются в диапазоне от 15 до 40 тыс. руб. Из наиболее популярных аппаратов можно отметить:

• Модели компании Viki — 5–15 тыс. руб.
• ККТ «АСПД FPrint 22» — 16 тыс. руб.
• Кассовый аппарат «55 ПТК» от компании «Атол» — 28 тыс. руб.
• ККМ «FPrint 22 ПТК» от компании «Атол» — 30 тыс. руб.
• ККО от компании «Штрих» — от 30 до 40 тыс. руб.

Покупка фискальных накопителей

Для функционирования онлайн-кассы можно использовать и менее затратный вариант, чем приобретение нового кассового оборудования. Речь идёт о том, что часть ККТ, которыми пользовались предприниматели до кассовой реформы, можно модернизировать, то есть приспособить их для новых условий работы. Для этого старый ККА оснащается современным фискальным накопителем. Стоимость такого фискального накопителя меньше затрат на покупку новых кассовых аппаратов. Цена на них колеблется от 10 до 15 тыс. руб. Наиболее популярным сейчас является фискальный накопитель от компании «Зебра».

При покупке фискального накопителя стоит обратить внимание на то, чтобы он был не съёмным, а встраиваемым в корпус, так как съёмный фискальный накопитель нужно регистрировать в ИФНС. Во избежание необходимости перепрограммирования, желательно выбирать устройство, выпущенное после 2015 года.

Затраты на обслуживание

Трансляция информации от кассового аппарата в налоговый орган осуществляется через операторов фискальных данных (ОФД), без вступления с которыми в договорные отношения работать с онлайн-кассой запрещается.

Подписав договор с ОФД, предприниматель взваливает на свои плечи довольно ощутимый финансовый груз. Месячная плата за обслуживание ОФД одного кассового аппарата для индивидуальных предпринимателей потянет на 2–7 тыс. руб. Такой широкий диапазон цен зависит не только от того к какому оператору ИП обратится, но и от объёма предоставляемых услуг. В любом случае необходимо заключать договор только с теми ОФД, которые имеют официальную лицензию. Такие ОФД существуют практически во всех регионах России. Только в Москве их около десяти. Следует обратить внимание, что ИП, независимо от его местонахождения, может заключать договор и работать с любым ОФД.

Добросовестный оператор фискальных данных будет не только передавать в ФНС сведения о продажах, но и возьмёт на себя все хлопоты, связанные с обслуживанием ККМ

Содержание кассового чека нового образца

Содержание кассового чека онлайн-кассы определено в статье 4.7 Закона № 54-ФЗ. Согласно требованиям кассовый чек содержит более двадцати обязательных пунктов. По последним корректировкам, изложенным в законе № 290-ФЗ, индивидуальным предпринимателям не торгующими алкогольными и табачными изделиями, разрешается до 01.02.2021 не печатать в кассовом чеке названия и количество товаров.

Реквизиты, отражаемые при печатании кассового чека, поступают из нескольких источников:

• программного обеспечения кассового аппарата,
• системы учёта товаров:
• онлайн-кассы.

Программное обеспечение самого кассового аппарата отражает:

• тип чека (приход или расход),
• номер чека,
• количество товара,
• стоимость нескольких единиц одного товара,
• сумму налога,
• итоговую сумму покупки,
• форму расчёта (наличную или безналичную, полученную от покупателя сумму, размер сдачи),
• сумму НДС,
• электронную почту покупателя и отправителя,
• дату и время покупки,
• рекламный текст.

Часть информации, включённой в содержание чека, вводится непосредственно системой учёта товаров:

• название товара или услуги,
• цена единицы товара или услуги,
• НДС,
• фамилия кассового работника.

А также часть информации поступает из онлайн-кассы:

• заводской номер кассового аппарата,
• система налогообложения, на которой работает предприниматель,
• номер смены,
• реквизиты продавца,
• адрес сайта для проверки фискального признака документа (ФПД),
• регистрационный номер кассового аппарата,
• заводской номер фискального накопителя,
• порядковый номер чека,
• фискальный признак чека,
• QR-код.

Не все из указанных реквизитов нужно в обязательном порядке указывать на чеке. Электронный адрес покупателя и продавца указывается только по желанию сторон. И также в целях экономии можно не указывать в чеке заводской номер кассового аппарата. А вот регистрационный номер, присваиваемый кассовому оборудованию в налоговой инспекции, должен быть вписан.

Конечно, никто не обязывает печатать вверху чека «Добро пожаловать!», а внизу – «Спасибо за покупку!» Однако такое оформление документа совсем не помешает для создания доброго расположения покупателя к продавцу. Это же замечание относится и к рекламе в чеке.

На чеке нового образца может присутствовать более двадцати реквизитов

Что касается матричного кода (QR-код), то он предназначен для проверки лояльности продавца. Этот код содержит:

• дату и время покупки,
• порядковый номер фискального документа,
• признак расчёта (приход или расход, возврат),
• сумму расчёта,
• заводской номер фискального накопителя,
• фискальный признак документа.

Покупатель, имеющий в своём мобильнике приложение по проверке чека налоговыми органами, имеет возможность отсканировать QR-код и получить по этому приложению информацию. Вряд ли найдётся много покупателей, которым понадобятся такие сведения, но, тем не менее онлайн-касса по требованию должна QR-код напечатать.

Наказания, предусмотренные законодательством, за нарушения ведения операций на кассовом оборудовании

За нарушения, связанные с применением кассовой техники, в КОАП РФ (статья 14.5) предусмотрены штрафные санкции.

Так, за неприменение контрольно-кассовой техники ответственность:

• для должностных лиц составляет от одной четвертой до одной второй размера суммы расчета, осуществленного без применения контрольно-кассовой техники, но не менее 10 тысяч рублей,
• для юридических лиц — от трех четвертых до одного размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения контрольно-кассовой техники, но не менее тридцати тысяч рублей.

При повторном нарушении в случае превышения расчётов без кассового аппарата на сумму более одного миллиона рублей индивидуальному предпринимателю грозит запрещение в административном порядке осуществлять свою деятельность в течение 90 дней.

И если до введения поправок специальные штрафы за неправильные чеки предусмотрены не были, то сейчас такие штрафы появились.

Основанием для накладывания штрафов является:

• использование ККМ, не соответствующих новым требованиям,
• нарушение порядка постановки на учёт,
• нарушение условий перерегистрации кассовой техники,
• неподача предпринимателем, затребованной налоговой службой информации или превышение сроков её предоставления,
• непредставление чека.

Нарушение порядка работы с ККМ чревато для бизнесмена не только штрафами, но и возможным приостановлением деятельности

Преимущества и недостатки работы с онлайн-кассами

Конечно, для предпринимателей, желающих оптимизировать свои доходы путём скрытия части реального валового дохода, введение кассовых аппаратов любого типа является жирным минусом. И также, мягко говоря, не обрадовала бизнесменов необходимость затрат на покупку новых кассовых аппаратов, их регистрации, заключения договора с ОФД и дальнейшего обслуживания.

Однако введение онлайн-касс имеет и свои преимущества:

• исчезает необходимость ведения кассиром журнала по форме № КМ-4,
• не надо составлять справку-отчёт по форме № КМ-6,
• регистрация онлайн-кассы происходит тоже онлайн, без стояния в очередях и непосредственного контакта с налоговым инспектором,
• освобождение от расходов на ежегодную замену ЭКЛЗ,
• удобство проведения контроля суммы выручки через интернет,
• снижение числа налоговых проверок, так как теперь налоговики могут видеть все кассовые операции без выезда на место из непосредственного проведения,
• возможность быстро восстановить чек в электронном виде, если потерялся его бумажный вариант,
• возможность не заключать договора с ЦТО, а обращаться в технический центр только в случае поломки ККТ,
• возможность отправлять покупателю по его желанию электронный чек.

Основным минусом от внедрения онлайн-касс, кроме недостатков, приведённых в начале раздела, является возможная остановка работы из-за отсутствия по техническим причинам соединения с интернетом.

В соответствии с последними изменениями в законодательстве продолжается внедрение кассовых аппаратов нового типа практически во всех областях предпринимательской деятельности. До 1 июля 2018 года бизнесмены вне зависимости от формы налогообложения (за исключением немногочисленных отдельных категорий) обязаны перейти на обслуживание клиентов с помощью онлайн-касс.